Personvernerklæring

Bioteknologirådets personvernerklæring

Som bruker av tjenester fra Bioteknologirådet behandler vi personopplysninger om deg.

Nedenfor finner du informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette samt en oversikt over dine rettigheter knyttet til behandling av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er Bioteknologirådet ved direktør.

For spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger kan du sende e-post til post@bioteknologiradet.no eller til vår personvernrådgiver: ann-elin.sverdrup@nhn.no.

1. Når samler Bioteknologirådet inn personopplysninger

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Dette gjøres i hovedsak når:
• Du har meldt deg på ett av våre arrangementer, som frokostmøte eller et åpent debattmøte
• Du svarer på en brukerundersøkelse, for eksempel i etterkant av ett av våre arrangementer
• Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
• Du abonnerer på tidsskriftet vårt GENialt
• Du har spurt oss om informasjon
• Du har søkt jobb hos oss
• Du har bedt om innsyn etter Offentleglova
• Du har sendt oss en skriftlig henvendelse

Vi får også opplysninger indirekte av følgende årsaker:
• En ansatt har angitt deg som nærmeste pårørende
• En jobbsøker har angitt deg som referanse

2. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn og informasjon om de personopplysningene vi behandler om deg. Du kan også kreve at opplysningene rettes, slettes, utleveres eller overføres til deg personlig eller til en annen virksomhet. Du har videre rett til å trekke tilbake et samtykke du har gitt eller kreve at vi stopper behandlingen til eventuelle feil er rettet.

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

For å ta i bruk dine rettigheter eller trekke tilbake et samtykke for behandling av personopplysninger hos oss, kan du sende en epost til post@bioteknologiradet.no eller kontakte vårt personvernombud.

3. Hva registreres når du bruker nettsiden vår

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics for å analysere bruken av vår nettside www.bioteknologiradet.no. For å kunne utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet, samler vi inn nettstatistikk fra besøkende. Dette gjelder hvor de besøkende kommer fra, hvilke artikler de besøkende leser, hvor ofte de besøker nettstedet og hvor lenge besøket varer. Personopplysninger inngår ikke i nettstatistikken, og andre opplysninger som fremgår av statistikken kan ikke identifisere deg.

4. Behandling av opplysninger når du er i kontakt med oss

Nyhetsbrev
Bioteknologirådet sender ut nyhetsbrev cirka 3-8 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende nyhetsbrev, må du registrere en e-postadresse. Dette skjer på grunnlag av samtykke fra deg.

Bioteknologirådet bruker Campaign Monitor, for å sende ut nyhetsbrevet. Campaign Monitor behandler derfor personopplysninger på vegne av oss. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Bestilling av GENialt og publikasjoner
På nettsiden kan du bestille tidsskriftet GENialt ved å oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Dette skjer på grunnlag av avtale med deg.

Bestillingsinformasjonen benyttes av Bioteknologirådet for å sende ut ønsket materiell, primært GENialt. Abonnenter på GENialt registreres i en Excel-fil som lagres på sikret nettverk der kun ansatte har tilgang.

RK Grafisk (trykkeri) behandler personopplysninger på vegne av oss. Trykkeriet mottar Excel-filen fra oss for hver utsendelse av bladet. Trykkeriet sletter filene med abonnenter etter fire uker.

Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av veiledningsmateriell, blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Etter at bestillingen er sendt, blir alle opplysninger bortsett fra antall og virksomhet slettet.

Foredrag/kurs
Det er mulig å be sekretariatet i Bioteknologirådet holde kurs for lærere i videregående skole ved å sende epost til post@bioteknologiradet.no. Dette skjer på grunnlag av avtale med dere. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av slike foredrag, blir ikke benyttet til andre formål enn å administrere kurset. Personopplysningene slettes når etterarbeid med hensyn til økonomi er avsluttet.

Bioteknologirådet bruker leverandøren Formstack som påmeldingsløsning for åpne møter og kurs. I Formstack kan du melde deg på møter eller kurs ved å oppgi navn, e-postadresse og organisasjon. I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om eventuelle allergier og behov for tilretteleggelse.

Navnene slettes når årsrapporten er ferdig. Denne slettedatoen er satt fordi vi i rapporten oppgir antall deltakere. Formstack, som behandler personinformasjon på vegne av oss, lagrer navnene i syv dager etter avsluttet arrangement.

Spørreundersøkelser
Når Bioteknologirådet gjennomfører spørreundersøkelser, vil vi alltid informere om formålet med undersøkelsen. Vi vil ikke benytte opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Undersøkelsene skjer etter samtykke fra deg.

Bioteknologirådet bruker SurveyMonkey til å gjennomføre spørreundersøkelser. Survey Monkey er et verktøy som blir benyttet for å innhente tilbakemelding fra deltakerne etter våre åpne møter i form av anonyme brukerundersøkelser. Det er også blitt gjennomført en brukerundersøkelse via Survey Monkey for nettstedet vårt og for tidsskriftet GENialt. Denne innsikten brukes i arbeidet med å forbedre de åpne møtene våre, nettside og tidsskrift.

Når vi sender en e-post til møtedeltakere om å delta i evalueringen, får de en lenke som de går inn på for å besvare evalueringen anonymt. Resultatene er tilgjengelig enten som sammendrag eller som individuelle svar. For individuelle svar kan opplysningene spores tilbake til den enkelte bruker ved IP-adressen. Bioteknologirådet har imidlertid ikke tilgang på IP-adressene, men fordidet teoretisk er mulig å få slik informasjon skal også dynamiske IP-adresser håndteres som personopplysninger.

Besvare henvendelser på epost og telefon
Formålet med dette er at vi skal kunne hjelpe deg med det du lurer på. Behandlingen skjer på grunn av en interesseavveining. Relevante opplysninger som framkommer i epostutvekling eller på telefon, inngår i vår saksbehandling og journalføres (se punkt under om «Saksbehandling og arkiv»).

Bioteknologirådets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkonto, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til arkiv.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Saksbehandling og arkiv
Bioteknologirådet bruker ePhorte som arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. ePhorte følger offentlige standarder (NOARK). Systemet er levert av Evry som behandler personopplysninger på vegne av oss.

Bioteknologirådet behandler personopplysninger for å oppfylle en rettslig forpliktelse i allmennhetens interesse.
Det registreres ulike typer personopplysninger i arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som framgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Helse- og omsorgsdepartementet som behandler klagesaker.

Bioteknologirådet oppbevarer historisk arkiv som er papirbasert.

Bioteknologirådet er unntatt fra Offentlig elektronisk postjournal (OEP).

Alle innsynsbegjæringer blir journalført.

Liste over besøkende
Det er ingen registrering av besøkende til Bioteknologirådet.

5. Opplysninger om jobbsøkere

Jobbsøkere
Dersom du søker jobb hos Bioteknologirådet, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Vi behandler personopplysninger i søknader da det er nødvendig for å vurdere dine kvalifikasjoner for en eventuell ansettelse.

Det anbefales at sensitive opplysninger ikke registreres. Dersom din søknad likevel inneholder sensitive opplysninger, behandler vi opplysningene fordi det er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser i søknadsprosessen.

For jobbutlysninger har Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) en avtale med jobbnorge.no, hvor alle søknader til Bioteknologirådet blir registrert. Søknader lagres i arkivet.

Bioteknologirådet er underlagt Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). For jobbutlysninger har HOD en avtale med jobbnorge.no, hvor alle søknader blir registrert. Departementene er nå i gang med å få på plass en databehandleravtale med jobbnorge.no. Bioteknologirådet journalfører i tillegg alle jobbsøknader i arkivet.

6. Endringer

Hvis det skulle skje endringer i våre tjenester eller regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon finnes alltid lett tilgjengelig på vår nettside. Hvis det skulle skje endringer i våre tjenester, eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, vil denne erklæringen bli fortløpende oppdatert.

Siden ble opprettet: 22.06.2018. Siden ble oppdatert: 12.02.2019

© 2019 Bioteknologirådet. | Design: Tank - Utviklet av: Spekter